ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Preparación de presupuestos
METODO DE PREPARACION DEL PRESUPUESTO
El jefe de presupuesto o el presidente reunirán la información que ayude a determinar las
perspectivas del negocio. Esta información deberá ser considerada por la junta de
presupuesto, la cual suele estar compuesta por los principales jefes de la compañía. En estas
reuniones se establecerán los sistemas generales, como así también se trazarán
planes
coordinados. Por ejemplo, deberá establecerse el sistema de compras y de almacenamiento
que se seguirá durante el año próximo, como así también el sistema de precios. También se
determinarán los tipos de publicidad y cantidades que en ésta se invertirán, los factores que
afectarán el monto de los negocios, tales como aumento de personal de ventas, etc. Toda la
información que esta junta haya obtenido referente a las condiciones y sistemas generales del
negocio, será trasmitida a los jefes departamentales, quienes, usando además la información
suministrada por el departamento de contaduría sobre costos pasados, empezarán a trabajar
sobre sus propios presupuestos departamentales. Estos últimos serán luego presentados a
través del jefe de presupuesto, a la junta de presupuesto, la cual en sus reuniones discutirá los
varios presupuestos departamentales, los coordinará y los promulgará con la firma del
presidente o del jefe de presupuesto. A los distintos departamentos se les suministrarán
copias aprobadas referentes a sus actividades con suficiente anticipación a la fecha de
comienzo del período del presupuesto, para permitirles que lo puedan poner en práctica en el
mismo momento en que aquél deba comenzar.
A intervalos regulares, que pueden ser de un mes, el departamento de presupuesto
suministrará planillas que indiquen las cantidades presupuestas para cada gasto, con las
cantidades vigentes colocadas a su lado, como así también las diferencias a favor o en contra.
En las reuniones de presupuesto llevadas a cabo por el presidente o su jefe de presupuesto
con los jefes de departamentos, se discutirán estas variaciones y, de ser desfavorables, se
planeará la acción necesaria para encarrilarlas.
En las compañías que tienen presupuestos fijos, no se efectúan cambios causados por
variaciones inesperadas en el volumen o los ingresos, por ciclos de negocios u otras razones.
Simplemente, se les contraponen los cálculos vigentes y se determinan las variaciones. Aun en
el caso de que ocurran variaciones sustanciales, no se hace tentativa alguna en general de
realizar un reajuste para adaptarlos a las condiciones cambiantes, hasta el fin del año o del
período en que se prepara un nuevo presupuesto.
