ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Planificación y control
En la administración moderna una de las características sobresalientes es el grado de adelanto
a que ha llegado la planificación en nuestras actuales organizaciones comerciales. Si bien su
uso aún no se ha universalizado, sus posibilidades, dentro de la operación científica de un
negocio, están siendo rápidamente reconocidas. "Planificar" antes de "actuar" ha sido
subrayado y recalcado continuamente en todos los tratados administrativos como una técnica
que siempre producirá resultados mejores que los de andar a tientas a través de un problema
sin consideración previa alguna cuando él aparece. La planificación implica que en una
organización bien llevada, los problemas futuros serán anticipados con suficiente tiempo
como para que puedan recibir consideración adecuada, de modo que un estudio y una
investigación cuidadosos sean empleados para determinar un plan de acción correcto.
Para arribar a las conclusiones que indiquen cuáles serán los sistemas a seguir, se podrán usar
varias técnicas, dependientes en su mayor parte de los antecedentes y de la experiencia que
tengan los administradores de la compañía responsable de su implantación. La determinación
de un sistema es la amplia exposición de los objetivos perseguidos; la planificación es el
desarrollo de estos sistemas, las distintas fases de los cuales también podrán ser planificadas.
Si los sistemas sólo son formulados, puede hacerse difícil su ejecución, a menos que se
proyecten métodos detallados que ayuden a hacerlos efectivos. La provisión de métodos y
procedimientos detallados que aseguren la ejecución del sistema dará por resultado los fines
que se perseguían al planificar. Para lograr estos resultados, podrán usarse muchos métodos y
técnicas. Claro está que no todos pueden ser los mejores. Al contemplar la selección de estos
métodos, técnicas o procedimientos, deberá determinarse cuáles son los más adecuados para
alcanzar el objetivo deseado.
La planificación, dentro de una empresa comercial, es totalmente diferente de aquella que
involucra la construcción de un edificio. Este, una vez construido, es definitivo; el negocio, en
cambio, varía constantemente y, por lo tanto, sus sistemas y planes deberán variar para
adaptarse a las diferentes condiciones. Esto exige sistemas y planes flexibles. En los negocios
de hoy día no hay lugar para aquellas compañías cuyos sistemas sean tan rígidos que sólo
puedan ser cambiados con dificultad. Para asegurar sistemas y planes flexibles, una
organización debe tener en su dirección a hombres que tampoco sean fijos en sus ideas. En
realidad, los administradores deberán buscar constante y activamente nuevas ideas y métodos
que puedan ser beneficiosos para la consecución de los objetivos del negocio. La rigidez de
ideas y la falta de voluntad de cambiar deben ser totalmente evitadas dentro de una
organización. La resistencia a los cambios y el deseo de preservar un estado de cosas están
muy arraigados, tanto en el personal inferior de una organización, como en el de mayor
jerarquía.
Para planificar en forma efectiva en una organización, es necesario tener una información tan
completa como sea posible de los factores que puedan afectar el plan.
La planificación deberá ser tan persuasiva que no haya parte del negocio a la cual no afecte y
de la cual no puedan surgir ideas útiles. Del mismo modo, no existe negocio que no pueda
sacar provecho si sus actividades son planificadas y controladas más cuidadosamente.
Algunas compañías establecen sus planes sobre la base de presentimientos o intuición; otras,
sobre la de la experiencia pasada, y otras en el estudio y la investigación. Cuanto más realista
sea la información sobre que se basan los planes, tanto más efectivos resultarán éstos.
No hay negocio o actividad en la cual sea innecesaria la planificación, y no hay departamento
o división de un negocio donde ésta no pueda ser usada con efectividad. La planificación es
tan necesaria en la explotación de una mina de carbón como en la de una compañía naviera; lo
es tanto en la búsqueda de petróleo como en la fabricación de equipos para perforación y
refinación del producto. Con el fin de ilustrar su aplicación, usaremos la planificación general
y específica indicada para la operación de una planta manufacturera.
Una de las primeras cosas que serán necesarias en una fábrica es trazar sistemas básicos, tales
como determinar si una pieza o componente será fabricado en la planta o comprado a un
proveedor externo. Esta decisión básica afectará el tamaño de la planta necesaria. Otras
decisiones que indispensablemente habrá que tomar serán las de determinar si la producción
de un artículo se hará sobre una base intermitente o continua; si las mercaderías se fabricarán
para ser almacenadas o para satisfacer determinados pedidos; la magnitud de las órdenes de
fabricación, y por último, si los trabajos de reparación serán o no separados de la producción
regular.
Las funciones básicas de la planificación y del control son:
1- Autorización de producción.
2- Indicación de las vías de fabricación.
3- Fijación de plazo.
4- Despacho.
5- Vigilancia.
