ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Administración de las oficinas
ORGANIZACION
El trabajo de oficina en un negocio podrá estar bajo la responsabilidad de los diversos jefes
departamentales. Los jefes de departamentos, interesados como están en su propia función
dentro del negocio, es muy posible que dediquen poco tiempo a la organización y
administración del trabajo en su oficina. En algunas casas y en algunos negocios se designa a
un gerente de oficina, cuyos deberes son aconsejar y ayudar a los jefes departamentales, para
coordinar la implantación de mejores métodos dentro de la oficina. Pronto se reveló que
muchos de los servicios necesarios para
la marcha de una oficina eran al mismo tiempo
comunes a otros departamentos, tales como servicio de mensajeros, servicio de correo,
servicio de teléfono y telégrafo, los cuales no estaban bajo la responsabilidad especial de
nadie dentro de la organización, y que probablemente se llevarían a cabo en forma más
perfecta si alguien se hiciese cargo de ellos. En algunos casos, estos servicios fueron
agregados a las tareas que ya le habían sido asignadas al gerente de oficina; más adelante el
estudio reveló que ciertos tipos de trabajos de oficina, tales como dactilografía, estenografía,
archivo, etc., eran comunes a todos los departamentos y podrían ser llevados a cabo de una
manera más eficaz si se los centralizaba. Al centralizar estas actividades, se lograba mayor
especialización, y el tiempo empleado por estos trabajadores se podía usar en una forma más
efectiva y al máximo de sus capacidades. Por ejemplo, un jefe podía a veces tener una
secretaria que debía ser una estenógrafa experta. Probablemente, ella no iba a dedicar a la
estenografía más de una hora por día, y durante el resto de él realizaría tareas mucho menos
especializadas, tales como archivo, contestar el teléfono y trabajo general de oficina.
Al centralizar estas actividades también se pueden establecer niveles básicos de rendimiento e
implantar un sistema de pagos de estímulo, que permitirá al empleado obtener ganancias
adicionales.
Centralizando todos estos servicios y realizando gran parte del trabajo en forma común a
todos los departamentos, no pasó mucho tiempo antes de que todo el trabajo de oficina fuese
centralizado bajo un solo control, aunque el lugar de trabajo del empleado de la oficina
siguiese siendo el mismo.
Esta mayor centralización del trabajo de oficina permitió poner más cuidado al tomar
empleados para que encuadrasen dentro de ciertas especificaciones de tarea y adoptar una
uniformidad de salarios que asegurase a los empleados un pago equitativo, un adiestramiento
mayor y más flexibilidad en el trabajo. Cuando se llevan a cabo trabajos de oficina para varios
departamentos, éstos pueden ser conformados o ensamblados en forma tal que el trabajo de
todos los departamentos se ajuste a un plan y que los empleados de esa oficina estén
permanentemente atareados.
En los últimos años ha habido una fuerte tendencia a proveer mejores condiciones de trabajo
para los empleados de oficina. Los niveles medios de iluminación se han elevado gracias a los
adelantos alcanzados en esta materia, que hacen posible un mayor uso de iluminación
general, en lugar de iluminación localizada, y más intensidad lumínica. Se ha prestado mucha
atención al control de los ruidos, en la creencia de que el ruido aumenta la fatiga del trabajo de
oficina y disminuye, tanto la producción, como la calidad de ese trabajo. Las oficinas generales
ruidosas, tales como el departamento de las máquinas de imprimir direcciones en los sobres y
el departamento de las máquinas tabuladoras, han sido separadas para alejarlas de la
proximidad de oficinas menos ruidosas, o se las ha aislado en forma tal que el ruido quede
confinado a ese solo departamento. En aquellos casos en que el ruido no es tan grande como
en los departamentos mencionados, se ha puesto cuidado en usar coberturas de pisos,
cortinados, máquinas que produzcan menos ruido, tales como las máquinas de escribir
silenciosas, etc. Un factor al elegir la ubicación de oficinas es la ausencia de ruidos exteriores.
