ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Administración de las oficinas
DISPOSICION DE LAS OFICINAS
Junto con el desarrollo de mejores condiciones de trabajo, vinieron las mejoras en la
disposición de las oficinas. Si bien no siempre es fácilmente discernible, existe o puede ser
desarrollada una forma de trabajo adecuada a la naturaleza de la oficina. Esto es
relativamente fácil en oficinas en que el trabajo fluye en grandes cantidades y en las que se
realizan en general siempre las mismas operaciones. Por ejemplo, un negocio de editorial de
revistas tiene relativamente pocos tipos de operaciones, tales como el manipuleo de nuevas
suscripciones, el cambio de direcciones de suscriptores, la recepción del pago de las
suscripciones, el envío de folletos que promuevan las ventas, etc. Para cada una de estas
operaciones puede desarrollarse un procedimiento básico y ubicar los departamentos en el
orden en el cual se habrán de llevar a cabo las operaciones, para reducir al mínimo el
manipuleo. En forma similar, en una casa de ventas por correo, los procedimientos principales
serán aquellos que se relacionan con los pedidos de los clientes. Las distintas operaciones que
se realizan de acuerdo con los diversos tipos de órdenes, se llevan a cabo usando
procedimientos prefijados, y cada departamento manejará la corriente de pedidos en forma
más o menos directa.
Otro desarrollo en la disposición es el uso de grandes oficinas abiertas, en lugar de pequeñas
oficinas privadas. Este desarrollo permite una utilización de espacio más efectiva, mejor
iluminación y ventilación y una vigilancia de oficinas más eficiente. Puede tener el
inconveniente de que esta oficina resulte ruidosa y propicia a la distracción, motivos por los
cuales en muchas partes se trata de no usarlas.
Debido al enorme aumento, tanto en la cantidad como en el costo de las actividades
oficinescas, la mecanización de las oficinas es ahora propiciada en casi todas ellas. Se están
realizando toda clase de esfuerzos para hacer que el trabajo de las oficinas sea más fácil y
menos fatigoso, y al mismo tiempo, para aumentar la producción por medio del uso de
máquinas. Las máquinas de escribir silenciosas, los mimeógrafos, los equipos tabuladores, las
máquinas contabilizadoras, las máquinas de sumar y las máquinas de escribir eléctricas son
sólo unos pocos de los muchos tipos de máquinas que se usan en las oficinas. Es parte de la
responsabilidad del gerente de oficina dar su opinión al determinar la cantidad, clase y tipos
de máquinas de oficina que puedan ser usadas más efectivamente en la compañía.
El archivo es otra actividad importante que debe vigilar el gerente de oficina. Parece haber
una tendencia hacia el uso de un departamento de archivo central, en lugar de permitir que
los archivos estén desparramados en todos los departamentos del negocio. En un sistema
centralizado, todos los archivos existentes se encuentran inscritos en un índice único. Bajo este
sistema, el señor X es un cliente de la compañía, un subcontratista o un vendedor. Todos los
papeles referentes al señor X, junto con los memorándums correspondientes, etc., estarán
archivados en la carpeta del señor X. Este es el extremo de un archivo centralizado. En
algunos casos podrá justificarse que algunos papeles sean conservados en archivos
departamentales. Un sistema de archivo centralizado como el descrito tiene ciertas ventajas
especiales, es decir, brinda una operación económica, elimina duplicados, ahorra espacio y
equipo, y si es debidamente manejado, dará a la oficina mucho mejor servicio. El archivo
exacto es de la mayor importancia: un papel traspapelado está en realidad perdido, y podrá
ser el origen de infinitas perturbaciones en la organización.
Tan importante como esto es deshacerse de viejos archivos que ya no sirven. Conservar estos
papeles significa que se debe comprar una cantidad excesiva de muebles para archivos y que
el espacio que ellos ocupen será malgastado. En algunas compañías la manía de ahorrar lo que
no se puede ahorrar es tan grande que hasta llegan a necesitar ampliaciones de edificios. Cada
compañía deberá desarrollar un plan que esté de acuerdo con sus propias necesidades y que
indique por cuánto tiempo un pedazo de papel deberá ser conservado antes de ser eliminado.
