ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Control de las existencias
Todas las fábricas que necesitan materiales o mercaderías para la fabricación o para la venta,
tendrán problemas de existencias y, a menos que estos problemas se manejen correctamente,
las fábricas sufrirán grandes quebrantos, debido a la pérdida de negocios ocasionada, ya sea
por falta de existencias, ya por el exceso de ellas.
Tanto al comienzo como al final de las depresiones, ocurre siempre que hay compañías cuya
posición financiera se ha perjudicado tanto a causa de pérdidas inadecuadas, que se han visto
llevadas a la quiebra.
El comprador de una gran tienda deberá seleccionar la clase de mercadería que sabe habrá de
venderse, y comprarla en cantidades tales que aseguren su rápido movimiento. Si nota que
esta mercancía no se vende, deberá reducir inmediatamente su precio hasta tanto ella empiece
a moverse, de acuerdo con la teoría de que, si no se mueve rápidamente, es mejor no
arriesgarse a pérdidas aun mayores, como sería el caso de mercaderías que han pasado de
moda. En estos casos, a medida que pase el tiempo, el precio que se obtenga por esa
mercadería será cada vez menor, hasta llegar al extremo de que sólo pueda venderse con una
gran pérdida. Si una mercadería no se puede vender, es todavía una ganancia deshacerse de
ella, en vez de conservarla. Si el comprador nota que un artículo se vende bien, deberá
ordenar inmediatamente su compra en cantidades tales como para asegurarse de que podrá
satisfacer a sus clientes, quienes no se irán con las manos vacías debido a que, por su
imprevisión, no tenga en existencia el artículo o le falte el tamaño, color o estilo solicitados.
Si el comprador quiere asegurarse las mayores ganancias o evitar grandes pérdidas, es
necesario que pueda tener siempre una información rápida y precisa sobre el estado de las
existencias. Para obtener estos resultados, el comprador debe conocer a sus clientes, la clase de
mercadería que éstos compran y estar en condiciones de anticiparse a la demanda que pueda
haber por ciertos artículos, particularmente aquellos regidos por modas. Para asegurarse de
que la información les permita controlar sus existencias, muchas grandes tiendas usan un
sistema de inventario perpetuo, conocido como el sistema de control unitario, referido
especialmente a aquellos artículos de las existencias que puedan rápidamente convertirse en
anticuados. Los riesgos que involucra el mantener existencias son riesgos que todos los
hombres de negocios deben afrontar hasta un cierto grado. Sin embargo, el comprar,
almacenar, ordenar y controlar las existencias con cuidado, limitará este riesgo a un mínimo
en todos los tipos de negocios, tanto aquellos que se refieren a la distribución de productos,
como así también a su manufactura.
En las pérdidas originadas por controles deficientes de existencias, intervienen tres factores
principales:
1- Exceso de abastecimiento de mercaderías.
2- Insuficiencia de abastecimiento de mercaderías.
3- Pérdidas debidas a mermas y robos de mercaderías.
Las pérdidas resultantes de un exceso de abastecimiento de mercaderías pueden provenir de
bajas en los precios, lento movimiento del capital circulante, intereses y gastos de depósito
más elevados, o porque se trate de mercaderías anticuadas, deterioradas o rotas. Una baja
brusca de precios, como suele ocurrir en períodos de depresión, puede obligar a reducir
drásticamente el valor de existencias totales. Tales bajas no están limitadas solamente a
períodos de depresión, sino que podrán ocurrir también cuando cambios económicos
obliguen a la sustitución de un material por otro. El costo de manejo de existencias ha sido
calculado en un promedio que varía del 15 al 25 por ciento por año, no incluyendo esto
pérdida alguna derivada de una baja de precios. El sólo manejo de las existencias en sí
significa costos de manipulación, de seguro, de depósito, de intereses, y pérdidas debidas a
deterioro o antigüedad.
