ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Control de las existencias
AUTORIZACION
Además de la provisión de comodidades adecuadas para el almacenaje, se deberá vigilar el
despacho de los materiales a los talleres. Los materiales representan dinero y deberán ser
manejados como si, en realidad, fuesen dinero en efectivo. Ocurre a veces que algunas
compañías llevan controles excelentes sobre cada centavo gastado de la caja chica por medio
de un sistema adecuado, pero frecuentemente omiten controles similares cuando el dinero es
convertido en materiales. No se deberá entregar ninguna clase de materiales a persona alguna
que no presente al jefe de depósitos una orden debidamente firmada que indique a qué cuenta
deberá ser cargado ese material. Sólo en esta forma podrá evitarse el uso de materiales no
autorizados, y asegurar así un efectivo control contable. Al aplicar este sistema de
autorización, debe tomarse la precaución de usar sentido común. Por ejemplo, sería ridículo
requerir una orden de material para el despacho de una simple pluma de escribir o un lápiz.
La preparación y firma de esa autorización costaría mucho más que el lápiz. En tales casos, el
departamento entregará probablemente, contra una orden de materiales del departamento, el
abastecimiento necesario para un mes. A su vez, una persona de esa misma sección deberá
tener la responsabilidad de entregarlos a los distintos miembros de ese departamento, de
acuerdo con sus pedidos y sin una orden especial. Cuando se deban entregar cantidades
grandes de piezas contra una orden de material para montaje, se podrá usar una orden
conjunta para todas ellas.
