ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Contabilidad
Un hombre de negocios, para tener éxito, deberá llevar una contabilidad, la cual le permitirá
obtener muchos medios de información sobre su negocio, tan deseables como necesarios. Esta
información será el resultado de
los registros de los hechos del negocio,
su clasificación y
análisis. Por ejemplo,
un comerciante deberá saber quién le
debe dinero y cuánto; esta
información podrá obtenerla totalizando las cuentas del activo, registradas en el Libro Mayor.
Por otra parte, deberá también saber cuánto debe él a los demás; este dato podrá obtenerlo
consultando las cuentas del pasivo del Libro Mayor. Deberá también saber a cuánto ascienden
sus haberes, cuál es el total de sus deudas y cuál es la diferencia resultante. Este dato se puede
obtener fácilmente examinando el Mayor y preparando un balance de activo y pasivo. Del
mismo modo, será importante saber cuál es su ganancia o pérdida al final de un período; este
dato lo puede obtener de un estado de ganancias y pérdidas correspondiente a ese período.
Esta última información tiene muchos usos; si el comerciante desea saber si ha tenido un buen
año o uno malo, el estado de ganancias y pérdidas es la fuente de esta información. Si él desea
contratar un préstamo con un banco, es muy posible que deba presentar al mismo no sólo un
balance —que muestre el activo, el pasivo y el balance neto—, sino también un estado de
ganancias y pérdidas. Estos indicarán al banco el estado financiero del negocio, y si por sí
mismos pueden no ser suficientes para justificar un préstamo, dan, sin embargo, información
básica referente al estado financiero del negocio, todo lo cual ayudará al banco a tomar una
decisión. El estado de ganancias y pérdidas es también necesario en todos los tipos de
negocios para establecer los impuestos a los réditos, como así también para mantener
informados a los accionistas del progreso o retroceso financiero del negocio durante el
período contable que se haya tomado como base. Hay muchos casos en las contabilidades de
las compañías en los cuales un artículo será considerado como activo por una compañía, y por
otra será considerado como un gasto. Tal, por ejemplo, sería la contabilidad que se usa para
ciertas matrices
e instalaciones. Debido a que estas matrices e instalaciones sólo podrán ser
usadas para un único propósito, algunas compañías considerarán el importe total de éstas
como un gasto; otras compañías sólo considerarán una porción del costo como un gasto, a fin
de capitalizarlo, o cargarán parte de éste como un gasto, y registrarán el resto como activo.
Para asegurar una contabilidad prudente, muchos contadores tienen tendencia a considerar
como gastos ciertas partidas que razonablemente pueden ser consideradas bienes de capital.
También en lo que respecta a la depreciación, podrá haber diferencia de opiniones acerca de
su manejo y de la cantidad que se deberá cargar; también podrá ocurrir esto en el caso de
fijación de precios al hacer inventarios. Es más: debido a que no hay una forma general
establecida acerca de cómo se deberán cargar los gastos de administración, se podrá hacerlo
en cualquier forma elegida por el contador. Debido a que son muchas las secciones que
pueden ser afectadas por las ganancias o pérdidas de una compañía caso en el cual siempre se
invoca el juicio personal del contador, todo el personal que haga uso de los registros contables
deberá saber cómo han sido compilados todos sus datos y cuáles han sido las prácticas
contables que se han usado.
La contabilidad, en el pasado, no ha sido en su mayor parte más que el registro de hechos
cumplidos. Por esta razón la contabilidad siempre registraba hechos pasados, y era, por lo
tanto, de un valor muy limitado con respecto al control. En la actualidad, se da mayor valor a
la contabilidad más que nada para permitir el control administrativo, es decir, que ayude al
gerente a manejar el negocio en forma más efectiva, y no sólo que registre lo que ha ocurrido.
Por ejemplo, enterarse de que el costo material de un producto fue la última vez de $ 2 es de
poco valor. Podrá ser comparado con el costo vigente, que sea tal vez de $ 3. Sin embargo, esto
resultaría también de un valor limitado, debido a que ninguna de las dos cantidades indica
cuál sería el nivel normal de precio. Por medio de la investigación, deberemos poder
determinar qué cantidad de material es necesaria y cuál será el costo de tales materiales; sólo
entonces la cantidad resultante tendrá algún significado, pues nos mostrará que se usó
material demasiado caro o demasiado barato, y se podrá entonces proceder a remediar la
causa. Esta es la idea que ha llevado al uso generalizado de costos básicos en la industria. Otro
de los motivos originales en la contabilidad de costos fue la necesidad de calcular éstos, a fin
de poder establecer precios. Ya se trate de un simple artículo, ya de surtidos completos de
productos, todos recibirán sus precios de acuerdo con este sistema. Actualmente la
contabilidad de costos se lleva a cabo desde el punto de vista del control. El costo vigente de
un producto dado no interesa mayormente. La contabilidad de costos, usada para establecer
precios, no se considera ya tan importante; hoy se la emplea con propósitos de control. Todo
el desarrollo de contabilidad de costos básicos está fundado en el control, es decir, en la
comparación de costos vigentes con los costos básicos.
Como todo otro nivel básico, en una administración, los costos básicos se obtienen mediante la
investigación y el estudio. El costo básico de un producto no es el que le correspondió la
última vez, sino lo que costaría ahora. Este es un costo que el gerente podrá calcular de
acuerdo con las condiciones que prevalecen en el taller. No será un costo ideal, pero por lo
menos será una cantidad posible de obtener si se aseguran operaciones bien desarrolladas. Al
establecer comparaciones entre tales niveles, lo que más se recalca es la eficiencia en las
operaciones. Las variaciones indicarán en forma definitiva si el nivel ha sido excedido o no ha
sido alcanzado. Se podrán determinar entonces las razones y realizar esfuerzos para conseguir
que el rendimiento actual se ponga en un nivel que sea igual al alcanzado por el rendimiento
básico.
Uno de los precursores en este campo de la contabilidad fue un ingeniero y no un contador: G.
Charter Harrison, quien enfocó la contabilidad desde el punto de vista de la ingeniería, es
decir, el de predeterminar los costos en la contabilidad en vez de aceptar el punto de vista
contable personal.
