ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Las compras
El propósito general de comprar
es el de asegurar el material correcto, al precio, en el
momento y en el lugar también correctos, de modo tal que la compañía no se vea entorpecida
por costos innecesariamente altos de materiales, y que pueda estar en condiciones de trabajar
continuamente, sin demoras debidas a falta de material. La tarea de comprar., en la mayor
parte de las fábricas está puesta en las manos de un agente de compras o comprador, que
tiene la responsabilidad de realizar esta función para todos los departamentos del negocio. En
realidad, el agente de compras suele ser también responsable de colocar tales órdenes, como
de seguros, servicios consultivos y pasajes; en una palabra, de todos aquellos materiales y
servicios que deban ser obtenidos por medio de la emisión de una orden de compra. En el
pasado, los departamentos de compras no tenían atribuciones tan amplias como hoy día; en
aquellos tiempos le era permitido a cada departamento comprar sus propios materiales y
equipos. Esta costumbre, sin embargo, demostró no ser demasiado práctica, pues los
capataces o jefes departamentales no poseían las aptitudes para este tipo de trabajo en un
grado tal como el que podía encontrarse cuando se empleaba un especialista. La práctica de
permitir que los jefes departamentales y capataces hicieran sus propias compras daba por
resultado una mayor cantidad de materiales almacenados, dado que, si cada departamento
mantuviese su propia existencia de materias primas almacenadas, la de todos los
departamentos en conjunto excedería a la de todos los materiales almacenados en caso de que
éstos estuviesen guardados en un solo lugar y bajo el control de un solo hombre. Ese sistema
también daba por resultado la compra de materiales que no eran satisfactorios para los fines a
que habían sido destinados, debido a que la compra no se había hecho sobre la base de una
especificación, sino que dependía más bien de la habilidad persuasiva del vendedor. Además,
cuando los vendedores se ponían en contacto con los distintos departamentos, las
posibilidades de soborno y deshonestidad eran mayores.
La importancia que en un negocio tiene el agente de compras depende, en grado considerable,
de la importancia de los materiales. Si éstos representan un alto porcentaje del costo total de la
producción, su cuidadosa compra puede hacer posibles economías mucho mayores que las
que se harían si ellos representaran una parte pequeña de dicho costo. En el primer caso, el
agente de compras será uno de los dirigentes de más importancia del negocio, y elevará sus
informes, ya sea directamente al presidente, o al gerente general, mientras que, en el segundo,
podrá dirigirse al jefe a cargo de la producción. Es más: si las compras involucran grandes
movimientos de capital que habrán de ser inmovilizados por un cierto período de tiempo, el
agente de compras deberá mantener informado al administrador financiero de la compañía,
de modo tal que su trabajo esté más íntimamente coordinado con las finanzas de ella.
Cuando el trabajo del agente de compras sea de tal importancia como para que una sola
decisión mal tomada (por ejemplo, la compra de género para trajes de hombre) pueda causar
la quiebra o trabar seriamente las finanzas de una compañía, estas funciones serán
encomendadas a uno de los miembros de la firma. Cuando las cualidades de las materias
primas necesarias no estén tan especificadas como para ser compradas de acuerdo con
instrucciones precisas, sino más bien de acuerdo con la selección personal del comprador —
como lo es en el caso del tabaco—, el agente de compras podrá también ser un miembro de la
firma y cargar con la responsabilidad total de la compra. En estos casos, todas las demás
compras estarán en manos de la oficina general de compras.
En aquellos casos en que las compras y las ventas estén íntimamente relacionadas entre sí —
como en el caso de las grandes tiendas— tanto las funciones de compra como de venta
deberán estar en las manos de una sola persona, es decir, el comprador. En tal caso, éste será
el responsable de vender la mercadería
que él compra, y no podrá hacer recaer la
responsabilidad sobre otros, en el caso de que la mercadería no se pueda vender, como
ocurriría si estas funciones fuesen realizadas por personas distintas.
El examen de los gráficos de organización de varios negocios mostrará muchas y variadas
posiciones del agente de compras dentro de una organización. En algunos casos, se limitará a
la firma de órdenes de compras; en otros, él será uno de los dirigentes mayores del negocio, a
quien se consultará en todos aquellos casos en que se deban tomar decisiones fundamentales.
En las organizaciones de compras, como en cualquier otra, es el hombre quien hace al trabajo,
y no en sentido contrario. La interpretación amplia o estricta que den los agentes de compras a
sus deberes, como así también su habilidad y voluntad de asumir la responsabilidad de estas
funciones, determinará más que nada cuál ha de ser la naturaleza de su trabajo y hasta qué
punto llegará su influencia dentro de la compañía.
ORDEN DE COMPRA
Con pequeñas variantes, las órdenes de compra han de especificar, como en ésta, todo lo
concerniente al pedido.
