ADMINISTRACION DE NEGOCIOS – Las compras
FUENTES DE MATERIALES Y ELECCION DE PROVEEDORES
Una de las funciones importantes de un departamento de compras es la de confeccionar una
lista de proveedores satisfactorios para cada uno de los artículos necesarios en la fabricación
del producto. En esta lista estarán inscritos los proveedores correctos que estén en situación de
abastecer los artículos a precios satisfactorios y sobre quienes se pueda depositar la confianza
de que efectuarán las entregas puntualmente. La confianza que se tenga en el abastecedor es
tan importante como sus precios. Para cada material, necesariamente deberá haber una lista
de abastecedores. Las revistas técnicas y del ramo también serán de ayuda para familiarizar al
agente de compras con todos los nuevos desarrollos de materiales, como así también con los
nombres de los abastecedores.
Al colocar un pedido es conveniente, sobre todo si se trata de un pedido grande, repartirlo
entre varios proveedores, o alternar las órdenes entre abastecedores adecuados, de modo que
si ocurriese una huelga o un incendio en la fábrica de alguno de éstos, los otros abastecedores
continúen proveyendo a la fábrica.
Al solicitar ofertas de los abastecedores, el agente de compras deberá limitarse solamente a los
de confianza y debe estar dispuesto a dar la orden de compra a alguna de las compañías a las
cuales ha pedido un presupuesto. No es correcto pedir presupuestos a compañías a las cuales
no se entregaría la orden, ni aun en el caso de que ofreciesen precios más bajos, por no
considerarlas de confianza el agente de compras.
Cuando los ofertantes envíen sus presupuestos, éstos deberán ser estudiados en una planilla
de análisis para determinar cuál es, en realidad, el más bajo. Al agente de compras deberá
interesarle asegurarse aquel abastecedor que entregue el material o equipo de la calidad
apropiada, en la fábrica del comprador, al más bajo precio. Los efectos de los costos de
transporte, tasas por embalaje y flete y otros gastos adicionales que el abastecedor pueda
incluir en su precio, tendrán importancia sobre éste, y demandarán cuidadosa consideración
cuando se haga el análisis de las ofertas.
Al colocar una orden, el precio es un factor de importancia, pero no el único. La posibilidad de
efectuar la entrega en el momento necesario, servicios rendidos —por ejemplo, instalaciones y
reparaciones que deban efectuarse—, todo esto afectará la adjudicación final de la compra. El
agente de compras, no sólo debe estar interesado en el precio del material, sino en obtener el
más bajo costó final por unidad de producto.
Por ejemplo, se podrá usar un material plástico en lugar de hierro fundido, a pesar de que el
material cueste considerablemente más. Sin embargo, al hacer uso del material plástico se
podrán eliminar varias operaciones fabriles, debido a lo cual el costo final por unidad se verá
reducido, no obstante de que el costo del material en sí mismo sea más alto.
El comprador de una gran tienda no deberá comprar al precio más bajo los artículos
necesarios, sino más bien aquellos que realmente pueda vender a sus clientes al precio
acostumbrado y que, al mismo tiempo, le rindan una ganancia adecuada.
Al comprar, es conveniente desarrollar relaciones amistosas entre el comprador y el vendedor.
El vendedor de la casa abastecedora puede ser de ayuda al informar al comprador sobre
ciertos desarrollos en la industria, llamando su atención hacia nuevos materiales, maquinarias
y métodos. Puede serle también de ayuda en una emergencia, como así también al hacerle
posible, de tiempo en tiempo, la compra de ciertas mercaderías a precios de oportunidad, o
haciéndole saber con anticipación aumentos de precios.
